Parámetros generales de SoftExpert Documento
Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
Introducción
El menú Parámetros generales permite definir las configuraciones predeterminadas del componente, aplicables a todos los registros inscritos en el sistema. Estas configuraciones pueden ayudar y facilitar el uso de los recursos disponibles.
Vea cómo configurar los parámetros generales de SoftExpert Documento:
Configurar parámetros generales
1. Acceda al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
2. Parametrice el sistema de acuerdo con los recursos deseados. Las siguientes secciones están disponibles:
General
En esta sección, es posible establecer parametrizaciones para la consulta de los documentos:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Visualizar archivo electrónico con doble clic | Al hacer doble clic en un registro de documento, se abrirá su archivo electrónico. | Al hacer doble clic en un registro de documento, se abrirá su pantalla de datos. |
| Permitir descarga del archivo original en la consulta | En el menú Consulta > Documento (DC021), se podrá descargar el archivo original. | En el menú Consulta > Documento (DC021), se descargará la versión PDF del archivo electrónico. En caso de que el archivo no esté convertido, se abrirá el archivo original. |
| Guardar nombre de estación cliente en la auditoría de sistema | En el menú Consulta > Auditoría de sistema (DC027), se guardará el nombre de la estación. | En el menú Consulta > Auditoría de sistema (DC027), se guardará el IP de la máquina. |
| Utilizar Java para visualización/edición de archivo electrónico | Los archivos electrónicos se visualizarán/editarán utilizando Java Fileloader en la estación de trabajo. En este caso, cada estación de trabajo debe tener instalado Java. | Los archivos electrónicos se visualizarán/editarán utilizando Fileloader .NET. En este caso, cada estación de trabajo debe tener instalado .NET Framework. Para estaciones Linux, este parámetro no tiene efecto. |
Aplicación
En esta sección, se realiza la parametrización de las aplicaciones que se utilizarán para ver los archivos electrónicos de los documentos:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| SE PDFView | Habilita el visualizador PDF local. Observe que al utilizar SE PDFView, al abrir un archivo para visualización, si SoftExpert Suite detecta programas de captura de imágenes en ejecución, le pedirá que los cierre. | Si no hay ningún otro visualizador de PDF habilitado, los archivos electrónicos se abrirán con la aplicación definida por el sistema operativo. Por ejemplo: los archivos con extensión '.pdf' se abrirán con Adobe Acrobat. |
| Visualizador nativo del navegador | Los archivos PDF se visualizarán mediante el navegador utilizado por la estación. Esta opción no puede utilizarse junto con la opción "HTML5 PDF Viewer". | Si no hay ningún otro visualizador de PDF habilitado, los archivos electrónicos se abrirán con la aplicación definida por el sistema operativo. |
| HTML5 PDF Viewer | Los archivos PDF se visualizarán mediante HTML5 en el navegador. Esta opción no puede utilizarse junto con la opción "Visualizador nativo del navegador". | Si no hay ningún otro visualizador de PDF habilitado, los archivos electrónicos se abrirán con la aplicación definida por el sistema operativo. |
| Habilitar servidor de visualización | Para el visualizador HTML5, es posible configurar un servidor que le permita ver los archivos más rápidamente. En los campos correspondientes, introduzca la ruta del servidor y el puerto de socket. | El visualizador HTML5 puede utilizarse sin problemas. |
Office | ||
| DocView | Se utilizará para ver archivos con extensión .doc. Este recurso requiere que Microsoft Word esté instalado en las estaciones. | Los archivos electrónicos se abrirán con una aplicación definida por el sistema operativo. |
| ExcelView | Se utilizará para ver archivos con extensión .xls. Este recurso requiere que Microsoft Excel esté instalado en las estaciones. | |
| PowerPointView | Este recurso requiere Microsoft PowerPoint instalado en las estaciones y no realizará el control de impresión y guardado localmente. | |
| LibreOffice | Se utilizará para ver archivos con extensiones .odt, .ods y .odp. También se utilizará para abrir archivos con extensiones compatibles con Libre Office, como .doc, .xls, etc., cuando no estén marcadas las opciones “DocView” y/o “ExcelView”. Este recurso requiere que Libre Office esté instalado en las estaciones. | |
| VisioView | Se utilizará para ver archivos con extensiones .vsd, .vdx, .vss y .vsx. Este recurso requiere que Microsoft Visio esté instalado en las estaciones. | |
DWG | ||
| SE Viewer | Se utilizará para ver archivos con extensiones .dwg, .dxf. y .dwl. | Los archivos electrónicos se abrirán con una aplicación definida por el sistema operativo. |
DGN | ||
| SE Viewer | Se utilizará para ver archivos con extensiones .dgn. | Los archivos electrónicos se abrirán con una aplicación definida por el sistema operativo. |
Imagen | ||
| SE Viewer | Se utilizará para ver archivos con extensiones .bmp, .png, .gif, .tif, .jpg y .jpeg. | Los archivos electrónicos se abrirán con una aplicación definida por el sistema operativo. |
| HTML5 Viewer | Se utilizará para ver archivos con extensiones .bmp, .png, .gif, .tif, .jpg y .jpeg a través del navegador. | |
| Dicom Viewer | Se utilizará para ver archivos con extensiones .dcm y .dicom. | |
Consulte el documento técnico Requisitos del sistema para obtener más detalles sobre las versiones de Microsoft Office compatibles con SoftExpert Documento.
Documento
En esta sección, se realiza la parametrización de los documentos y sus archivos electrónicos:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Filtro situación del documento (estándar) | Las situaciones definidas se mostrarán, por defecto, en el filtro "Situación del documento" en las pantallas en las que esté presente. | Las situaciones no marcadas no se mostrarán por defecto en la consulta. No obstante, al realizar la consulta se pueden seleccionar todas las situaciones, en cuyo caso el sistema considerará esta selección a la hora de mostrar el resultado. Cuando no se selecciona ningún elemento, el sistema muestra la opción "Homologado" marcada de forma predeterminada. |
| Exigir la visualización del archivo electrónico al liberar tareas | Para ejecutar con éxito las tareas marcadas, deberá visualizar el archivo electrónico del documento correspondiente. | Las tareas que no están marcadas podrán ejecutarse sin tener que visualizar el archivo electrónico. |
| Permitir modificar documentos homologados | Los datos de los documentos que ya fueron homologados podrán ser editados. | Una vez homologados, los documentos solo estarán disponibles para su lectura, siendo necesaria la creación de una revisión para editar los datos. Sin embargo, los datos del documento, como el título, la copia impresa y la seguridad, solo pueden cambiarse si la situación de la revisión es elaboración, en la revisión ISO9000, o si la revisión por Workflow tiene marcada la opción "Modificar metadatos". |
| Permitir modificar la seguridad del documento homologado | Los documentos homologados podrán tener la seguridad editada. | No será posible cambiar la seguridad de los documentos después de su homologación. |
| Permitir excluir solo documentos en emisión | Solo los documentos que se encuentran en la etapa de emisión o indexación se podrán excluir del sistema. | Los documentos podrán ser excluidos en cualquier situación. |
| Permitir asociar el mismo archivo electrónico en documentos diferentes | El mismo archivo electrónico puede estar asociado con diferentes documentos. | No puede asociarse el mismo archivo electrónico a más de un documento. |
| Permitir mismo identificador de documento en categorías diferentes | Será posible registrar documentos con los mismos identificadores, siempre y cuando pertenezcan a diferentes categorías. | No será posible registrar en el sistema documentos con los mismos identificadores (aunque se les cambie el nombre). |
| Habilitar gestión del documento por WebDAV | La gestión de documentos se realizará mediante WebDAV, lo que permitirá que el sistema no descargue este archivo en la máquina del usuario cuando visualice un archivo electrónico de documento. La utilización de este recurso estará restringida a los formatos MS-Office y a los formatos de los visualizadores SoftExpert que funcionen con la ruta de WebDAV (DocView, ExcelView, PDFView e imágenes/diseños con SE Viewer). | Se bloqueará el acceso a los documentos a través del mapeo WebDAV y solo se permitirá el acceso a través del sistema. Se recomienda utilizar WebDAV, ya que este recurso permite a SoftExpert Suite utilizar un método de seguridad eficaz al visualizar archivos electrónicos. |
| Permitir solo la inclusión de revisión vigente en la estructura | Al asociar un documento a la estructura de otro documento, no será posible seleccionar una revisión distinta a la actual. | Será posible asociar cualquier revisión a la estructura del documento. |
| Enviar la tarea de indexación del documento a todos los usuarios que tienen permiso para editar | Todos los usuarios que tengan el control "Editar" permitido en la lista de seguridad del documento recibirán la tarea Indexación de documento. | La tarea de indexación de documentos se generará solo para el responsable del documento. |
Protocolo
En esta sección, se realiza la parametrización de los protocolos emitidos a través de SoftExpert Protocolo:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Permitir listar registros a los que el usuario no tiene permiso en la consulta | La lista de registros de las pantallas de consulta mostrará los protocolos en los que el usuario conectado no tiene el control "Visualizar" habilitado. | El usuario solo podrá visualizar en la lista de registros los protocolos para los que tenga habilitado el control "Visualizar" o de los que sea responsable. |
| Permitir listar registros a los que el usuario no tiene permiso para registro y gestión | Los protocolos en los cuales el usuario no tiene el permiso de "Modificar" se mostrarán en la lista de registros del menú Gestión. | El usuario solo podrá visualizar en la lista los registros para los que tiene el permiso de “Modificar” en las pantallas de gestión. |
| Permitir finalizar el protocolo antes de la finalización de todas las etapas | Cuando un protocolo tenga más de un destinatario asociado, es posible definir lo que será finalizado: la etapa o el protocolo. | Solo será posible finalizar la etapa del protocolo cuando esté en la última etapa. |
| Permitir que solo el usuario que incluyó los documentos y adjuntos pueda realizar la exclusión | Solo el usuario que ha incluido o asociado adjuntos y documentos en la sección Documentación de la pantalla de datos del protocolo podrá eliminarlos o desasociarlos. | Los usuarios que tengan el control "Modificar" permitido en la seguridad del protocolo podrán excluir/desasociar los adjuntos y documentos que tiene relacionados. |
Revisión
En esta sección, se realiza la parametrización de las revisiones de los documentos:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Filtro situación del documento (estándar) | Las situaciones definidas se mostrarán, por defecto, en el filtro "Situación del documento" en las pantallas en las que esté presente. | Las situaciones no marcadas no se mostrarán por defecto en la consulta. No obstante, al realizar la consulta se pueden seleccionar todas las situaciones, en cuyo caso el sistema considerará esta selección a la hora de mostrar el resultado. Cuando no se selecciona ningún elemento, el sistema muestra la opción "Homologado" marcada de forma predeterminada. |
| Permitir ejecutar el conocimiento de publicación a través del e-mail | Los correos electrónicos que hagan referencia a las tareas de conocimiento de publicación contendrán un enlace para la ejecución automática de la tarea correspondiente. | Los correos electrónicos que hacen referencia a las tareas de conocimiento de publicación no contendrán el enlace para su ejecución. |
| Notificar revisión de la estructura | Al pasar por una revisión, se generará la tarea Conocimiento de revisión para las relaciones "Donde se usa" y "Compuesto de". | Al crear una revisión de un documento con una relación de estructura, no se mostrará ninguna notificación sobre la necesidad de revisarlo. |
| Enviar tarea de finalización solo para el responsable de la creación de la revisión | La etapa de Finalización de la revisión de un documento solo se enviará al usuario que creó la revisión. | La etapa Finalización de la revisión se enviará al usuario que creó la revisión y a todos los usuarios que tengan habilitado el permiso "Revisar" en la seguridad del documento. |
| Permitir informar la fecha de revisión | Permite editar el campo "Fecha" de la pantalla de datos de la revisión del documento, así como introducir una fecha posterior a la actual en el campo "Fecha" de los datos generales del documento revisado. | El campo "Fecha" de la pantalla de datos de la revisión no estará disponible para ser completado y no será posible introducir una fecha posterior a la actual en el campo "Fecha" de los datos generales del documento revisado. En este caso, la fecha de revisión será completada por el sistema con la fecha de finalización. |
Modelo ISO9000 | ||
| Permitir realizar download/upload de documentos en la elaboración | Permite descargar o cargar archivos electrónicos en los documentos durante la etapa de elaboración de la revisión. | No será posible descargar desde la pantalla de ejecución de la revisión mientras el documento se encuentre en "Elaboración". El archivo electrónico puede editarse normalmente utilizando los visualizadores configurados. El archivo electrónico puede descargarse desde otras pantallas donde este recurso esté disponible. |
| Permitir incluir archivo electrónico en la elaboración de la revisión | El elaborador podrá asociar archivos electrónicos al documento ejecutando la revisión mientras se encuentre en "Elaboración". | Al acceder a los datos del documento desde la ejecución de revisión, no será posible incluir nuevos archivos. |
| Permitir editar archivo electrónico en el consenso | Durante la etapa de "Consenso" de la revisión, será posible efectuar modificaciones no controladas (ediciones) en el documento. | Solo será posible realizar modificaciones controladas (en formatos admitidos) o realizar la visualización en la etapa de consenso. |
| Permitir editar archivo electrónico en la aprobación | Durante la etapa de "Aprobación" de la revisión, será posible efectuar modificaciones no controladas (ediciones) en el documento. | Solo será posible realizar modificaciones controladas (en formatos admitidos) o realizar la visualización en la etapa de aprobación. |
| Permitir editar archivo electrónico en la homologación | Durante la etapa de "Homologación" de la revisión, será posible efectuar modificaciones no controladas en el documento. | Solo será posible realizar modificaciones controladas (en formatos admitidos) o la visualización en la etapa de homologación. |
| No permitir finalizar la revisión con modificaciones controladas | No será posible finalizar la ejecución de revisiones de documentos que contengan modificaciones controladas. | Las revisiones pueden ser finalizadas incluso con modificaciones controladas. |
| Bloquear modificaciones controladas | Durante las etapas de consenso y aprobación, solo será posible visualizar el documento y no podrá incluir marcas. Cuando este parámetro general esté marcado, bloqueará las modificaciones solo para las revisiones del tipo ISO-9000. Para las categorías que utilizan workflow, el bloqueo debe realizarse por el control "Comentario" en el registro de situación. | Durante las etapas de consenso, aprobación y homologación, se podrán agregar marcas a los archivos electrónicos en los formatos admitidos. |
|
Bloquear el envío para la próxima etapa en el consenso/aprobación de revisiones con modificaciones controladas |
Obliga al usuario a retornar a la elaboración tras incluir una modificación controlada en el archivo electrónico. | Permite enviar a la próxima etapa incluso cuando el archivo tiene modificaciones controladas. |
Acceda al artículo ¿Qué es una revisión? para registrar un documento con revisión y comprender dónde se aplican estos parámetros.
Firma digital
En esta sección, están disponibles las opciones para firmar digitalmente los archivos electrónicos en el sistema:
Documentos PDF | |
| Algoritmo de firma para el formato PDF | De forma predeterminada, se utiliza la firma adjunta (PAdEs - PDF Advanced Electronic Signatures). Seleccione una de las opciones para definir el algoritmo de firma que se utilizará para firmar este tipo de archivo: SHA-1, SHA-256 o SHA-512. El algoritmo SHA-512 se considera el más seguro. |
| Imagen del sello de firma | Llene este campo para personalizar el logo que se utilizará en el sello de firma digital en archivos PDF, cuando la opción “Incluir el sello de la firma digital en archivos PDF” esté marcada en la categoría del documento. En este caso, seleccione la imagen del logo que desea aplicar al sello. |
Texto lateral de la firma digital | |
Marcado |
Desmarcado |
| Al firmar, se incluirá un texto informativo en el lado derecho del archivo electrónico. Defina el texto que se mostrará: Texto estándar: Aparecerá un mensaje para verificar/visualizar la firma. Texto personalizado: Introduzca el texto que debe aparecer junto a la firma digital en el campo que será habilitado. |
Al firmar, no se incluirá un texto lateral en el archivo electrónico. |
Para que el recurso de texto lateral de firma digital funcione correctamente, es necesario tener una marca de agua debidamente configurada y asociada a la categoría de documentos a los que se le aplicará.
Algoritmo de firma para el formato XML |
| Para los archivos .xml, el formato de firma XML Signature se utiliza de forma predeterminada. Seleccione una de las opciones para definir el algoritmo de firma que se utilizará para firmar este tipo de archivo: SHA-1, SHA-256 o SHA-512. El algoritmo SHA-512 se considera el más seguro. |
Algoritmo de firma para el formato CMS |
| Para los otros tipos de archivos, el formato CMS SignedData detached se utiliza de forma predeterminada. Seleccione una de las opciones para definir el algoritmo de firma que se utilizará para firmar este tipo de archivo: SHA-1, SHA-256 o SHA-512. El algoritmo SHA-512 se considera el más seguro. |
No validar los certificados revocados de las entidades raíces | |
Marcado |
Desmarcado |
| El objeto responsable de la firma no validará si los certificados de la cadena (autoridad de certificación intermedia y autoridad de certificación raíz) son válidos. | Se validarán los certificados de la cadena (autoridad de certificación intermedia y autoridad de certificación raíz). |
Siga el flujo que comienza en el artículo Configurar una firma para registrar un documento que será firmado y entender dónde se aplican estos parámetros.
Archivo físico
En esta sección, se realizan las parametrizaciones para los archivos físicos gestionados a través del componente SoftExpert Archivo Físico:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Restringir área del archivo físico | Al archivar, solo estarán disponibles para su selección los repositorios que se encuentren en la misma área que el usuario conectado. | Al archivar, puede seleccionar un repositorio de cualquier área. |
| Modificar el permiso del documento después de la recepción de la guía de transferencia | Al ejecutar la recepción de la guía de transferencia, solo los responsables de archivar el documento tendrán permiso para editar sus datos. Si el documento hereda los permisos de la categoría, estos dejarán de aplicarse y los permisos de visualización del documento se copiarán de la categoría. | Los documentos seguirán teniendo los mismos permisos una vez recibida la guía de transferencia. |
| Permitir emisión de la guía de transferencia por el área del usuario de registro | Cuando se registra un documento, la emisión de la guía de transferencia de transferencia puede ser realizada por cualquier usuario que pertenezca a la misma área que el responsable del documento. | Solo el usuario que ha registrado el documento puede emitir la guía de transferencia. |
| Al registrar el documento, enviar automáticamente a la tarea de archivo | Al registrar un documento con control de Archivo físico en el componente Documento, se enviará directamente para su archivado, sin necesidad de emitir y recibir la guía de transferencia. No obstante, es importante tener en cuenta que este recurso SOLO es válido para la primera etapa de archivado configurada. | Al registrar un documento, se generará la tarea de emisión de guía de transferencia referente a la primera etapa de archivado. |
Consulte más información sobre este recurso en el artículo Configurar control de archivo físico en la categoría.
Copia impresa
En esta sección, se realizan las parametrizaciones de los protocolos y la distribución de copias impresas de los documentos:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Permitir imprimir copia controlada en la confirmación de recepción de copias | En la tarea Confirmación de recepción de copias, el documento se imprimirá con la marca de agua "COPIA CONTROLADA". | En la tarea Confirmación de recepción de copias, el documento se imprimirá con la marca de agua "COPIA NO CONTROLADA". |
| Visualizar archivo original en la distribución de copias | Durante la distribución de copias, será posible visualizar el archivo electrónico original del documento. | Durante la distribución de copias, al visualizar el archivo electrónico del documento, se mostrará la versión PDF cuando esté disponible. |
| Restringir cantidad de copias del protocolo | No se permitirá imprimir más copias que la cantidad definida en el protocolo de copia. | Al visualizar el archivo electrónico a través del registro de copias, se podrá imprimir cualquier cantidad de copias. |
| Permitir el envío de copias impresas solo después de la cancelación de las copias obsoletas | Solo es posible enviar copias impresas si se cancelan las copias obsoletas. | Se podrán enviar nuevas copias impresas aunque haya copias obsoletas. |
Siga el flujo que comienza en el artículo Configurar un puesto de copias para distribuir copias impresas de un documento y entender dónde se aplican estos parámetros.
Captura
En esta sección, se parametriza la frecuencia de ejecución del servicio de indexación por lotes del componente Captura.
En el campo Indexación > Intervalo, introduzca el número de minutos que conformarán el período entre ejecuciones automáticas del servicio indexador (es decir, cuando se indexarán todos los lotes necesarios).
Servicios
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Habilitar el servicio de conversión de PDF | Permite realizar la conversión de archivos a PDF a través de File Manager. En los campos que quedarán habilitados, ingrese el servidor y el puerto que se utilizará. Utilice el botón  para probar la conexión. Para obtener más información sobre la instalación de este servicio, haga clic aquí. Nota: Si este parámetro está habilitado, pero el servidor y el puerto no han sido ingresados, en la conversión se utilizarán los introducidos en el parámetro de redirección que aparece a continuación. Si las direcciones no se especifican en ninguno de los dos parámetros, la conversión se producirá a través del sistema de SoftExpert Suite. |
La conversión de archivos a PDF no se ejecutará a través de File Manager. |
| Habilitar redireccionamiento de servicio de SE Captura* | Permite que los servicios de SoftExpert Captura que dependen de Microsoft Windows se ejecuten en un servidor separado del servidor de aplicaciones cuando el servidor de aplicaciones es Linux. En los campos que quedarán habilitados, ingrese el servidor y el puerto que se utilizará. Utilice el botón para probar la conexión con el servidor informado. |
No será posible utilizar el componente SoftExpert Captura cuando el servidor sea Linux. |
| Habilitar la verificación de los archivos electrónicos | El sistema realizará la verificación de los archivos electrónicos a través del menú Configuración > Mantenimiento > Verificación de archivos electrónicos (DC054). Complete también los siguientes campos: - Frecuencia: Introduzca, en días, el intervalo con el que el sistema verificará los archivos electrónicos. - Verificar la integridad de los archivos: Cuando esta opción no esté marcada, el sistema verificará que el archivo electrónico asociado a un determinado documento en el sistema se encuentra en el directorio/base de datos correspondiente. Al marcar esta opción, además de la verificación mencionada anteriormente, el sistema verificará si el hash del archivo en el directorio/base de datos es compatible con el hash del archivo en el sistema. |
Los archivos no serán verificados por el sistema. |
* Si SoftExpert Suite está instalado en un servidor con sistema operativo GNU/Linux, es posible redireccionar servicios que solo pueden ser ejecutados en Windows, como el servicio de indexación de SoftExpert Captura y el servicio de conversión a PDF de Microsoft Office. Para ello, es necesario que el servidor que ejecutará estos servicios esté correctamente configurado. Haga clic aquí para obtener más información.
Google Drive
Esta sección solo debe completarse para habilitar la integración de SoftExpert Documento con la API de Google Drive.
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Habilitar edición con Google Drive | Permite visualizar y editar los archivos electrónicos de los documentos por medio de las aplicaciones de Google Drive. Esto permitirá llenar los campos que se describen a continuación. Para ello, en primer lugar, debe realizar las configuraciones necesarias en Google Developer Console y garantizar que el usuario configurado tiene acceso a Google Drive. Una vez hecho esto, realice las configuraciones necesarias en esta sección. |
Los archivos electrónicos de los documentos serán editados/visualizados a través del visualizador configurado en la sección Aplicación. En este caso, los campos descritos a continuación pueden ser ignorados. |
Campos | |
| ID de la cuenta de servicio | Introduzca el código exclusivo de la cuenta de servicio utilizada para configurar la integración con Google Drive. |
| E-mail del propietario de la cuenta de servicio | Introduzca la dirección de correo electrónico utilizada para configurar la integración con Google Drive. |
| Archivo .P12 | Haga clic en el botón  , busque entre los archivos guardados en su computadora y seleccione el archivo .p12 creado al configurar la integración con Google Drive. |
| Opción | Marcada | Desmarcada |
| Convertir archivo a PDF utilizando Google Drive | El sistema utilizará Google Drive para convertir archivos de documentos electrónicos a PDF, siempre que la publicación en PDF esté configurada en su categoría. | Se utilizará la conversión estándar del sistema. En entornos Linux, la conversión se realiza mediante PDF Converter. En entornos Windows, la realiza el propio servidor. |
La API de Google Drive admite archivo con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf y .txt.
Cuando se cambie de cuenta (de administrador), los archivos seguirán vinculados a la cuenta antigua. Por lo tanto, los cambios realizados con esa cuenta se perderán. Para evitar cualquier pérdida de información, asegúrese de que los documentos están homologados antes de cambiar la cuenta.
Microsoft OneDrive
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Habilitar edición con Microsoft OneDrive | Permite visualizar y editar archivos electrónicos de los documentos a través de las aplicaciones de OneDrive. Esto permitirá llenar los campos que se describen a continuación. Para ello, en primer lugar, debe realizar las configuraciones necesarias en Microsoft Azure. Una vez hecho esto, realice las configuraciones necesarias en esta sección. |
Los archivos electrónicos de los documentos serán editados/visualizados a través del visualizador configurado en la sección Aplicación. En este caso, los campos descritos a continuación pueden ser ignorados. |
Campos | |
| ID del arrendatario | Introduzca el ID de directorio (arrendatario) obtenido en las propiedades de Azure Active Directory. |
| ID de usuario | Introduzca el ID de objeto del usuario cuyo OneDrive se utilizará para almacenar los archivos. |
| Client ID | Introduzca el ID de la aplicación (cliente) obtenido en el momento de la configuración en Azure Active Directory. |
| Client Secret | Introduzca el valor del secreto del cliente obtenido en el momento de la configuración de la aplicación en Azure Active Directory. |
| Opción | Marcada | Desmarcada |
| Convertir archivos a PDF utilizando Microsoft OneDrive | El sistema utilizará OneDrive para convertir los archivos electrónicos de los documentos a PDF, siempre que la publicación en PDF esté configurada en su categoría. | Se utilizará la conversión estándar del sistema. En entornos Linux, la conversión se realiza mediante PDF Converter. En entornos Windows, la realiza el propio servidor. |
Conversión a PDF
En esta sección, se realiza la parametrización de la conversión automática a PDF de los archivos electrónicos de los documentos registrados en el sistema:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Convertir los siguientes formatos a PDF | Los archivos electrónicos con las extensiones marcadas se convertirán a PDF. Consulte el artículo ¿Cómo utilizar la conversión a PDF? para obtener más detalles. | Los archivos electrónicos con extensiones no marcadas no se convertirán a PDF, aunque la extensión sea compatible con el recurso de conversión a PDF. |
| Utilizar estación de cliente para convertir a PDF al finalizar la revisión | Los archivos electrónicos se convertirán a PDF en la estación cliente y no en el servidor. Esta opción es válida solo para archivos electrónicos con extensiones de componentes de MS Office y que estén configurados en el parámetro “Convertir los siguientes formatos a PDF”. Por lo tanto, después de ejecutar la última etapa de la revisión, esta se enviará para su finalización, para que el archivo sea convertido a PDF. Si la finalización de la revisión está configurada como automática, el sistema liberará esta etapa automáticamente. | Todos los archivos electrónicos serán convertidos en el servidor. |
| Convertir en el formato PDF/A | Los archivos electrónicos serán convertidos al formato PDF/A. Solo se convertirán aquellos cuyas extensiones estén configuradas en el parámetro Convertir los siguientes formatos a PDF. | Los archivos electrónicos serán convertidos a formato .pdf (normal). Solo se convertirán aquellos cuyas extensiones estén configuradas en el parámetro Convertir los siguientes formatos a PDF. |
| Cuando se produce un error en la conversión, enviar e-mail a | Si se produce un error al convertir un archivo electrónico a PDF, se enviará un correo electrónico a un usuario definido. Para ello, en el campo Usuario, seleccione el usuario deseado. Para que este recurso funcione correctamente, el correo electrónico del usuario debe llenarse en la pantalla de datos de su cuenta, y deben realizarse las debidas configuraciones relativas al envío y servidor de e-mail en el componente Configuración. | Si se produce un error al convertir un archivo electrónico a PDF, no se enviará ninguna notificación. |
3. Después de realizar todas las parametrizaciones deseadas, haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
Conclusión
¡Las parametrizaciones realizadas se aplicarán a todos los registros del sistema a partir de ahora!